All’inizio dell’anno scolastico il Garante della Privacy ha messo a disposizione degli istituti il vademecum operativo del 2025 intitolato “La scuola a prova di privacy”. Il documento vuole offrire alle scuole indicazioni concrete per gestire correttamente i dati personali di studenti, famiglie, docenti e personale ATA.
La guida non si limita a richiamare le norme vigenti, ma si concentra su casi concreti, errori ricorrenti e nuove criticità emerse negli ultimi anni. Un’attenzione particolare viene riservata alle tecnologie digitali, sempre più presenti nella vita scolastica e capaci di generare nuove problematiche nella gestione dei dati personali.
La gestione dei dati a scuola: informative, ruoli e basi giuridiche
Ogni istituzione scolastica deve fornire un’informativa sulla privacy chiara e comprensibile, accessibile anche agli studenti minorenni. Non si tratta di un semplice obbligo formale: l’informativa rappresenta il primo strumento di tutela e deve indicare le finalità del trattamento, le basi giuridiche, i tempi di conservazione dei dati e i diritti riconosciuti agli interessati.
Il dirigente scolastico ricopre il ruolo di titolare del trattamento, con il compito di stabilire modalità e finalità nella gestione delle informazioni personali. Il personale docente e amministrativo opera invece come soggetto autorizzato, agendo nel rispetto dei limiti previsti dalla normativa.
La corretta gestione dei dati deve accompagnare tutte le attività scolastiche, dalla fase delle iscrizioni fino alla pubblicazione di comunicazioni e documenti ufficiali, garantendo coerenza tra le finalità dichiarate e i trattamenti effettivamente realizzati durante l’intero anno scolastico.
La tutela dei dati degli studenti: iscrizioni, valutazioni e comunicazioni
Il Garante raccomanda alle scuole di limitare le richieste durante le iscrizioni a informazioni strettamente necessarie, evitando domande non pertinenti come la professione dei genitori o particolari condizioni familiari. Anche nella quotidianità didattica occorre cautela: la lettura ad alta voce di temi o attività svolte in classe è lecita, ma va evitata quando potrebbe comportare la diffusione involontaria di vicende personali dello studente.
Per quanto riguarda voti ed esiti, il documento ribadisce che tutte le informazioni relative alle prove differenziate degli alunni con disabilità o con DSA devono essere gestite esclusivamente tramite l’area riservata del registro elettronico, garantendo così l’accesso solo ai soggetti legittimati.
Le circolari generali non devono mai riportare i nomi degli studenti coinvolti in episodi disciplinari o situazioni delicate. È vietato inoltre diffondere elenchi o informazioni sanitarie in presenza di disabilità o DSA. Stessa tutela riguarda i servizi: non possono essere pubblicati elenchi di morosi, beneficiari di agevolazioni economiche o utenti del servizio di trasporto scolastico.
La privacy del personale: informazioni sensibili e organizzazione interna
Il Garante dedica attenzione anche alla tutela dei dati di docenti e personale ATA, ribadendo che le scuole non possono comunicare a soggetti esterni informazioni relative alla salute, alle assenze o a eventuali provvedimenti disciplinari dei lavoratori. Queste informazioni rimangono riservate e accessibili solo ai soggetti legittimati.
Anche la predisposizione dell’orario scolastico deve essere curata con attenzione: è necessario evitare l’uso di sigle che possano rivelare la fruizione di permessi sindacali o sanitari, proteggendo così la sfera privata del personale. Inoltre, è vietata la circolazione interna di dati non autorizzati tra colleghi, anche quando ciò potrebbe sembrare utile per esigenze organizzative.
Il documento del Garante mira così a garantire un equilibrio tra le necessità di servizio dell’istituto e la protezione dei dati individuali di chi vi lavora.
La pubblicazione online e le tecnologie: siti scolastici, IA e dispositivi
Pubblicare un’informazione sul sito istituzionale significa renderla accessibile a un pubblico indeterminato. Per questo il Garante sottolinea che il portale della scuola non può essere trattato come una normale bacheca interna. È opportuno evitare di pubblicare online gli elenchi delle classi, mentre per le graduatorie del personale devono comparire esclusivamente nome, cognome, punteggio e posizione in classifica. Queste informazioni devono rimanere visibili soltanto per il tempo strettamente necessario.
Le tecnologie digitali rappresentano un ambito particolarmente delicato. La guida mette in evidenza i rischi legati alla diffusione di fotografie, video e documenti, che possono raggiungere rapidamente destinatari non previsti. Il fenomeno del cyberbullismo rientra tra le criticità su cui il documento invita a mantenere alta l’attenzione.
Per quanto riguarda l’intelligenza artificiale, le scuole possono utilizzare strumenti basati su questa tecnologia rispettando le linee guida emanate dal Ministero dell’Istruzione e del Merito. L’adozione dell’IA deve essere coerente con le indicazioni ministeriali e garantire la tutela dei dati personali.
L’utilizzo di smartphone e tablet è disciplinato da specifiche direttive. Questi dispositivi possono essere impiegati quando previsti nel Piano Educativo Individualizzato degli alunni con disabilità o nel Piano Didattico Personalizzato degli studenti con disturbi specifici dell’apprendimento. Ulteriori eccezioni sono ammesse negli istituti tecnici con indirizzo informatico, nell’ambito delle attività didattiche previste.
